Il y a pleins de manières d'organiser vos contacts dans SetKeeper, et les différences entre les Listes, les Départements et les Groupes de diffusion peuvent devenir floues à vos yeux si vous avez une grande équipe à votre charge !

Ces trois manières d'organiser ont toutes la même fonction: organiser les contacts dans des groupes basés sur certaines charactéristiques partagées. A la fin de cet article, vous pourrez choisir la façon de faire qui vous convient le mieux !

Groupes de diffusion

Les groupes de diffusion sont situés dans Distribution > Groupes.

Ils permettent de créer des groupes en fonction des documents spécifiques que vous allez envoyer. Vous pourriez faire des groupes comme "Contrats" ;

Après avoir créé votre groupe, vous devez ajouter vos contacts un à un. Il vous suffit de taper leur nom dans la barre de recherches (si vous les avez déjà importé sur Equipe). Si vous ne les avez pas encore importé, vous pouvez importer ou créer vos contacts directement dans ce groupe. Ce dernier processus peut être chronophage si vous avez beaucoup de contacts.

Une méthode plus facile et rapide consiste à aller dans Equipe, sélectionner les contacts que vous souhaitez, pluis cliquer sur "Plus" puis sur "Départements en groupes de diffusion". De cette manière-là, vous pouvez ajouter plusieurs personnes dans un groupe de diffusion en même temps.

Une fois votre groupe de diffusion créé, vous pourrez retrouver ce groupe dans la barre de recherche pour choisir vos destinataires lors de l'envoi d'un message.

Départements

Les départements se trouvent dans Equipe > Listes (cliquer sur "+" en gris pour ajouter une liste) > Départements.

Les listes peuvent être vues comme de grandes catégories. Il n'est pas possible de trouver vos contacts en utilisant le nom d'une liste lors de l'envoi d'un message.

Les départements ont été imaginé comme étant des sous-catégories. Par exemple, "Equipe des costumes", "Equipe maquillage"... Vous pouvez sélectionner un département en tant que destinataire d'un message à envoyer.

Pour ajouter des personnes à votre département, voici comment procéder:

Vous pouvez aussi le faire plus rapidement depuis la page Equipe :

Récapitulatif

Outil

Disponible en tant que groupe en destinataire

Utile pour:

Listes

Non

Grandes catégories

Départements

Oui

Répartir le cast et l'équipe de production

Groupes de diffusion

Oui

Former des groupes en fonction des documents à envoyer

Finalement, ces différents outils sont là pour vous aider à vous organiser. Servez-vous-en de la manière qui vous convient le mieux !

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Félicitations ! Vous connaissez tous les outils pour organiser au mieux vos contacts ! 💪

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