L'une des façons d'obtenir des informations de votre équipe est d'utiliser la fonction "Proposition de Poste". Conçue à l'origine pour les Deal Memos, elle peut être utilisée pour configurer tout type de formulaire que la production remplit et qui est ensuite approuvé par le membre de l'équipe. Dans cet article, nous allons voir comment la configurer et l'utiliser sur votre projet.

Quand utiliser une Proposition de Poste ou Offre

  • Lorsque le bureau de production souhaite remplir les champs et les envoyer au membre de l'équipe pour avoir une approbation.

  • Lorsque vous voulez avoir plus de contrôle sur le contenu du formulaire final

Si vous avez besoin que le membre de l'équipe fournisse des informations personnelles, vous pouvez utiliser un formulaire à remplir à la place.

Voici comment vous pouvez commencer à utiliser les Propositions de poste sur votre projet :

1) Envoyez une version PDF, Word ou Excel du formulaire à SetKeeper pour que nous puissions le configurer dans notre système.

Cliquez ici pour une explication technique détaillée du fonctionnement de ce processus.

2) Téléchargez votre document final configuré dans "Configurer".

Une fois que nous vous avons envoyé le formulaire final, téléchargez-le dans "Configurer", dans le coin supérieur droit du module Paperwork.

3) Sélectionnez vos destinataires, cliquez sur "Envoyer les documents", puis sélectionnez "Proposition de Poste".

Vous pouvez sélectionner des individus dans l'onglet "Tout", ou vous pouvez sélectionner un département dans une liste.

4) Après avoir passé en revue les destinataires, cliquez sur "Suivant". Ensuite, dans le menu déroulant, sélectionnez le nom du formulaire que vous souhaitez faire remplir à votre équipe.

Vous pouvez vérifier les destinataires, puis le contenu du formulaire pour vous assurer que vous avez choisi le bon, puis cliquez sur "Suivant".

5) Remplissez les champs avec les bonnes informations

Vous devez uniquement remplir les champs obligatoires qui sont marqués d'un astérisque rouge. Si vous laissez un champ vide, il n'apparaîtra pas dans le message que le membre de l'équipage doit approuver.

6) Rédigez votre message

Ajoutez un objet et vos éventuelles instructions.

7) Relisez et envoyez (ou programmez) le message

Si vous souhaitez envoyer ce document pour approbation à une date ultérieure, vous pouvez le programmer. Cliquez ici pour savoir comment faire. Vous pouvez voir le statut actualisé de l'offre de la personne dans la colonne Suivi de l'onglet "Tout". L'icône deviendra bleue après l'envoi de la demande.

8) Ayez la confirmation que le membre de l'équipage a rempli le formulaire

Une fois que l'icône de la colonne "Suivi" est devenue verte, vous savez que le membre de l'équipage a approuvé ou rejeté tous les champs.

Vous pouvez également vérifier ce statut sur la page de profil de la personne en cliquant sur son nom dans l'onglet "Tout", puis en sélectionnant "Aperçu" et en cliquant sur le nom du message que vous avez envoyé.

9) Générez la version finale du formulaire

Vous pouvez en savoir plus sur la génération, le téléchargement et l'impression des formulaires dans cet article (cet article n'est pas encore disponible).

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Félicitations ! Vous savez maintenant comment utiliser la fonction Offre dans SetKeeper ! 💪


Mots clés : information ; données ; valider

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