L'une des façons d'obtenir des informations de votre équipe (informations qui doivent figurer dans vos contrats) est d'utiliser la fonction "Formulaire à remplir". Conçue à l'origine pour les Deal Memo et les contrats, sa fonction s'est élargie pour inclure le rapport de santé quotidien. Dans cet article, nous allons voir comment la configurer et l'utiliser sur votre projet.
Quand utiliser un “Formulaire”
Lorsque vous souhaitez que votre équipe vous fournisse leurs propres informations (Fiche de renseignements ou Contrats)
Lorsque vous avez besoin des informations personnelles du membre de l’équipe ou d’une information qui lui est propre
Lorsque vous n’avez pas besoin de l’approbation de l’équipe à propos de ces informations
A l’inverse, si vous avez besoin que le membre de votre équipe approuve / valide une information, il est préférable d’utiliser un Deal Memo.
Voici comment utiliser "Formulaire" dans votre projet.
1.Envoyez à SetKeeper une version PDF, Word ou Excel de votre formulaire pour que nous puissions le configurer dans notre système.
Appuyez ici pour avoir une explication plus détaillée et technique de notre processus (cet article n'est pas encore disponible).
2.Téléchargez votre document configuré final dans “Configuration” pour pouvoir l’utiliser
Vous pouvez télécharger le document dans “Configuration” dans le coin supérieur droit du module Démarches dès que nous vous l’avons envoyé.
3.Sélectionnez votre/vos destinataire(s), cliquez sur “Envoyer Démarche”, puis sur “Formulaire”
Vous pouvez sélectionner vos contacts sur l’interface “Tout” ou vous pouvez aussi sélectionner un département dans vos listes.
4.Vérifiez la liste de vos destinataires et cliquez sur “Suivant” . Sélectionnez ensuite dans le menu déroulant le formulaire que votre équipe doit remplir.
Vous pouvez vérifier le contenu de votre formulaire pour vous assurer que c’est le bon, puis cliquer sur Suivant.
5.Ecrivez votre message
Vous pouvez ajouter un Sujet et des Instructions supplémentaires.
6.Vérifiez et envoyez le message
Si vous souhaitez envoyer votre formulaire à un instant précis, vous avez la possibilité de le programmer. Cliquez ici pour en savoir plus.
Vous pouvez suivre les étapes de remplissage du formulaire dans la colonne “Suivi” dans le module “Tout”. L'icône deviendra bleue au moment où la requête sera envoyée.
7.Confirmez que le membre de l’équipe a bien complété le formulaire.
Vous saurez que le formulaire a été complété lorsque l’icône dans “Suivi” sera devenue verte.
Vous pouvez aussi faire le suivi des étapes sur le profil de la personne en cliquant sur leur nom dans la rubrique “Tout”, puis sur “Vue d’ensemble”. Vous pourrez ici voir toutes les démarches envoyées au contact.
8.Générez la version finale du formulaire (et l’imprimer)
A - A partir du profil de l’individu:
Cliquez sur “Documents générés” dans le menu gauche de la page profil de la personne, cliquez sur ceux qui ont une icône verte. Vous avez ensuite le choix entre télécharger directement le ou les fichiers ou de les envoyer au membre de votre équipe pour qu’il puisse le signer en ligne. Pour plus d’information sur la signature digitale des documents, appuyez ici.
B - A partir d’un département ou du module “All”
Vous pouvez générer des documents pour plusieurs personnes en même temps en sélectionnant un département puis en cliquant sur "Générer des documents”
Note : Les documents que vous avez téléchargés iront directement sur votre ordinateur, ils ne seront pas stockés dans SetKeeper sauf si vous choisissez de les télécharger dans la rubrique “Distribution”. Pour plus d’information sur la génération, le téléchargement et l’impression des formulaires, appuyez ici.
9.Relisez votre formulaire complété et vérifiez-le
Toutes les informations inscrites par le membre de l’équipe seront automatiquement complétées dans le formulaire.
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Félicitations ! Vous savez désormais comment utiliser la fonctionnalité “Formulaire” dans SetKeeper 💪
Mots clés : formulaire, avoir l’information, données, contrats